Bluebeam’s tool voor real-time samenwerking, Studio Sessies, en zijn tool voor documentopslag, Studio Projecten, zijn beide van onschatbare waarde voor elk bouwproject, maar er zijn specifieke manieren om elk—en beide samen—te gebruiken voor optimale productiviteit (uit 2022).
Sinds de introductie van Bluebeam Studio Projecten, waarmee bouwprofessionals projectdocumenten kunnen opslaan en delen, en Studio Sessies, waarmee realtime samenwerking aan markeringen mogelijk is, heeft de industrie geprofiteerd van de vele manieren waarop deze tools de productiviteit verhogen.
Toch zijn er specifieke situaties binnen een bouwproject waarin het gebruik van een Sessie logischer is dan een Project—en omgekeerd. Bovendien kunnen professionals in de bouw-, ingenieurs-, architectuur- en exploitatiebranche (AECO) denken dat het ene beter past bij een bepaalde workflow, terwijl in werkelijkheid het tegenovergestelde waar kan zijn.
Hier zijn enkele voorbeelden van wanneer je Studio Sessies, Studio Projecten of beide moet gebruiken.
Wanneer Studio Sessies te Gebruiken
Studio Sessies heeft zich gevestigd als de ultieme tool voor document samenwerking. Sessies stelt gebruikers in staat om documenten in real-time te markeren, ongeacht hun locatie. Zolang de Sessie is aangemaakt door de beheerder, kunnen mensen op elk moment deelnemen en documenten markeren terwijl ze ook opmerkingen achterlaten voor andere samenwerkers.
Deze digitale samenwerking kan een project veel tijd en geld besparen door de fysieke noodzaak te elimineren om papieren documenten tussen belanghebbenden te vervoeren. Het vervangt ook het verouderde digitale proces van het e-mailen van gemarkeerde PDF-documenten naar meerdere mensen, waarna handmatige consolidatie van elke revisie nodig is.
De kracht van Sessies kan er echter toe leiden dat gebruikers er te veel op vertrouwen of het op manieren gebruiken die na verloop van tijd minder efficiënt worden. Elke Sessie zou bijvoorbeeld een duidelijke tijdsduur moeten hebben—één tot twee weken per revisieronde. Hoewel het verleidelijk kan zijn om een Sessie open te houden gedurende de hele duur van het project, is de tool het meest effectief wanneer deze wordt gebruikt in afzonderlijke revisierondes.
Beschouw een Sessie als een vervanging voor een vergadering, waarbij samenwerkers rond een virtueel “bureau” zitten met documenten, deze markeren en revisies bespreken. Zodra de vergadering eindigt, zou de Sessie ook moeten eindigen.
Wanneer Studio Projecten te Gebruiken
Studio Projecten is een krachtige manier om documenten op te slaan, te organiseren en te delen. Voor grote bouwprojecten die duizenden documenten vereisen die toegankelijk moeten zijn voor meerdere belanghebbenden, biedt Projecten een veilige en effectieve oplossing.
Omdat het een robuuste opslagtool is, komt het echter voor dat Projecten wordt gebruikt wanneer een Sessie geschikter en effectiever zou zijn.
Als een Sessie een vergadering is, waarin mensen samenkomen om in real-time samen te werken, dan is Projecten het kantoor, waar alles centraal wordt bewaard. Documenten in een Project kunnen worden ingecheckt en uitgecheckt, vergelijkbaar met een boek in een bibliotheek. Wanneer documenten zijn uitgecheckt, kunnen er markeringen worden gemaakt—mits de juiste machtigingen zijn ingesteld—voordat ze weer worden ingecheckt. Bovendien wordt de versiegeschiedenis van documenten zorgvuldig bijgehouden, zodat iedereen weet wie welke wijzigingen heeft aangebracht en wanneer.
Dit check-in/check-out-systeem werkt het beste wanneer er geen meerdere samenwerkers tegelijkertijd aan een document werken. Eén persoon kan een document uitchecken, revisies aanbrengen en het vervolgens weer inchecken, zodat de volgende persoon het op een later moment kan bekijken en bewerken.
Wanneer er echter meerdere samenwerkers nodig zijn, kan het in- en uitchecken van documenten binnen een Project omslachtig en verwarrend worden. In zulke gevallen is het verstandiger om een Sessie te starten.
Hoe Beide te Gebruiken
Hoewel Sessies en Projecten afzonderlijke toepassingen hebben, zijn ze uiteindelijk bedoeld om samen te worden gebruikt voor optimale efficiëntie.
Een goed voorbeeld is het gebruik van Projecten als een bibliotheek voor documenten die toegankelijk zijn voor alle belanghebbenden. Documenten kunnen worden ingecheckt, uitgecheckt en gedownload. Bovendien kan Projecten elk Windows-gebaseerd bestand opslaan, zoals Microsoft Word- of Excel-documenten, die in hun oorspronkelijke applicatie kunnen worden bewerkt voordat ze weer worden ingecheckt. Ook afbeeldingen en DWG-bestanden kunnen in Projecten worden opgeslagen.
Sessies daarentegen moeten worden gebruikt binnen een Project wanneer belanghebbenden een specifieke, gezamenlijke beoordeling van een document moeten uitvoeren—en deze documenten zijn uitsluitend in PDF-formaat. Documenten in een Project kunnen in een Sessie worden geüpload, waarna deelnemers gedurende een bepaalde periode annotaties en opmerkingen kunnen toevoegen voordat de Sessie wordt beëindigd. Alle wijzigingen die in deze Sessie worden aangebracht, worden terug opgeslagen in Projecten, zodat iedereen ze kan bekijken.
Daarnaast kunnen zowel Projecten als Sessies gedetailleerde machtigingen instellen om te bepalen wie toegang heeft tot documenten. Het kan echter verstandig zijn om Project-toegang te beperken tot belanghebbenden die een voortdurende en directe rol in het bouwproces hebben. Sessies kunnen daarentegen worden gebruikt om input te verzamelen van externe partijen die geen volledige toegang tot alle documenten nodig hebben.
Hoewel veel bouwprofessionals afhankelijk zijn van ofwel Projecten of Sessies, creëert het combineren van beide een unieke efficiëntie die ongeëvenaard is in de bouwtechnologie.
